איך להודיע לעובדים שעוברים למשרדים חדשים ואיך לשמר אותם?

מעבירים את המשרדים למקום חדש? אתם לא צריכים לחשוש מהתגובה של העובדים. כך תגרמו להם להירתם למהלך ולהרגיש איתו בנוח ותבטיחו שימור עובדים לאורך כל התהליך

הובלות משרדים למקום חדש עלול להלחיץ את העובדים ולגרום לחלקם לחפש אחר מקום עבודה חדש. זה לא חייב להיות כך. הנה הדרכים שבהן תפעלו כדי לבשר על המעבר ולשמר עובדים

הובלה של המשרד שלכם כרוכה במספר שינויים שיכולים להשפיע על כל אחד מעובדי המשרד. ברור, המהלך הוא בעיקרו של החברה, אבל לעובדים יש חלק גדול בפעילותה. מסיבה זו, חיוני לעדכן את העובדים שלכם ברגע שתוכניות המעבר הושלמו. חודשיים עד שישה חודשים יהיו תקופת ההודעה המוקדמת האידיאלית, שכן זה מספק לעובדים מספיק זמן לתכנן את המעבר באופן שיהיה אופטימלי עבורם.

עם זאת, לא מספיק רק להכריז על המעבר בפני עובדי המשרד, ויידרש מכם לבצע מספר פעולות על מנת להקל עליהם, שכן מעורבות העובדים גוברת כאשר חברה מאפשרת לעובדיה להיות מעורבים בפיתוחים עסקיים. מתן מענה לצרכי העובדים עוזר לעובדים להרגיש מוערכים. כאשר כוללים בתהליכים אלו את העובדים, נהנים מפריון עבודה גבוה יותר, מגדילים את הרווחים העסקיים וממזערים הוצאות בטווח הארוך.

להלן הדרכים הטובות ביותר לספר לעובדים שלכם על העברת המשרד למיקום חדש.

1. פתחו פורום למשוב

העברת המשרד שלכם יכולה להיות אירוע מלחיץ. מטבע הדברים, לא כל העובדים יהיו באותה סירה כשמדובר בהעברת מקומות עבודה. מספר עובדים עשויים לרצות להביע את חששותיהם או להעלות את תלונותיהם, אשר יש להתייחס אליהן בפורום. קבעו פגישה או צרו פלטפורמה שבה העובדים יכולים להתבטא באופן חופשי ואנונימי. ספרו להם מדוע השינוי נחוץ, ושמרו על ראש פתוח כאשר אתם מקשיב לחששותיהם. ספקו ציר זמן של המעבר, והאצילו משימות חשובות לפני תאריך המעבר. דונו בציפיות שלכם מהצוות שלכם, ובקשו מהם לשתף אתכם בציפיותיהם בכנות ובשקיפות.

2. פתחו כמה שיותר ערוצי תקשורת

השתמשו בכל צורות התקשורת כדי להגיע לעובדים שלכם לקבלת משוב, כולל תדרוכים, דואר אלקטרוני או פגישות אחד על אחד. תקשרו איתם באופן קבוע, והתייחסו לדאגותיהם ישירות ובאופן כנה.

תנו לעובדים שלכם את העצה הטובה ביותר כדי לעזור להם לעבור בצורה חלקה למשרד החדש. יתר על כן, עודדו אותם ללכת עם חזון החברה. דיון בתכונות החדשות שלה משרד וביתרונות אחרים של העברתו עשויים לעודד אותם. למרות שמעבר משרד יכול להיות מרוקן באופן אישי, קצת מוטיבציה וזמן הסתגלות יגרמו לרוב העובדים לקפוץ לסיפון ולאמץ את השינוי.

3. בקשו את דעתם

ככל שהעובדים משקיעים יותר בתהליך המעבר, כך רמת עבודת הצוות גבוהה יותר והמורל גבוה יותר. תנו לעובדים שלכם להצטרף לתוכנית הרילוקיישן. שאלו את דעתם על חלל המשרד החדש. ערכו משאל מקוון, שבו העובדים יכולים לבחור את צבע הקירות הפנימיים או את הפריסה של סביבת העבודה. אם אתם ממתגים מחדש את החברה, שאלו להצעותיהם. האופן שבו העובדים רואים את מקום העבודה שלהם עושה הבדל גדול מבחינת מעורבות. שאלו כיצד הם רוצים לראות את סביבת העבודה שלהם, ושקלו בכנות את ההצעות שהם מעלים בפניכם.

4. עדכנו את העובדים

תוכלו לגרום לתהליך המעבר להפוך ממטלה לשיתוף פעולה פורה. לשם כך, עליכם ליידע את העובדים שלכם שדעותיהם חשובות ולהראות להם כיצד החברה מעריכה את ההשקעה שלהם במגוון דרכים לשימור העובדים. יותר מזה, במידת האפשר, בצעו שיפורים שיכולים להוביל לסביבת העבודה הטובה ביותר עבור העובדים בהסתמך על המשובים שלהם ובשילוב עם צורכי החברה.

הגבירו את ההתלהבות של העובדים על ידי שמירה עליהם. עדכנו אותם באיזה שלב מתבצעת כעת ההעברה, דווחו על התקדמות באמצעות מיילים או הודעות משרדיות, או הציבו שלטים ברחבי המשרד. ענו על כל השאלות הנפוצות, ואגדו את כל העדכונים במקום אחד. בנוסף, הזכירו לצוות שלכם מועדים חשובים ככל שתאריך המעבר הגדול מתקרב.

5. שמרו על מעורבות העובדים

בעת הובלת המשרד שלכם, העובדים ירצו לדעת אם הם נדרשים לעזור. לצורך העניין, עליכם למנות עובדים שיהיו אחראים למחלקות שונות, לשלבי מעבר שונים ולמגוון פעולות, כולל בניית תקציבים  ולוחות זמנים או הערכת סיכונים. הצוות שתבנו יתבקש לקחת אחריות על תהליך המעבר ולהוות ציר הקשר שלכם עם כלל העובדים לאורך כל התהליך. תוכלו לתת להם מגוון משימות נוספות, כמו תקשורת עם לקוחות, תכנון מסיבת פתיחה או אפילו יצירת מארזי קבלת פנים לכל העובדים.

6. האצילו משימות

צוות המעבר חייב לייצג מחלקות שונות בחברה, במיוחד שיווק, משאבי אנוש ו- IT. כל שלושת הדיסציפלינות מאפשרת לאמוד את הדרכים הטובות ביותר להתמודד עם מערכות מידע, שיווק, מיתוג מחדש ומעורבות עובדים.

עודדו את הצוות למיין כל דבר מהמשרד הישן שניתן לשפר או לעבד מחדש למשרד החדש. ערכו בדיקות שטח במקום החדש עם מי שלא יהיה חלק מצוות הרילוקיישן. תנו להם להכיר את השכונה. זה יעזור להם לעורר השראה ולהתחיל במטרות העבודה החדשות שלהם.

7. דונו בנושאי נסיעות

אחד החלקים הקשים ביותר בהעברת המשרד שלכם הוא התמודדות עם בעיות תחבורה. הודיעו לעובדים שלכם מראש על המיקום החדש, מכיוון שחלקם עשויים לבחור למצוא עבודה חדשה קרובה יותר לבית. זה גם יקבע את ציפיות המשרד, במיוחד כאשר יש צורך להעסיק אנשי צוות חדשים.

8. הציעו גמישות

המטרה שלכם היא לפתות את כל העובדים שלכם לעבור עם החברה. אחת הדרכים לעשות זאת היא לספק חבילת מידע שמפרטת עסקים מקומיים סביב מקום העבודה החדש. אולי יש בית קפה פסטורלי מעבר לפינה או מרכז כושר חדש ברחוב. הציגו כל דבר שיכול לעניין את העובדים שלכם ולספק להם ערך מוסף או תמריץ.

דרך נוספת לשמור אותם איתכם היא להציע אפשרויות עבודה חלופיות, כגון שעות עבודה ולוחות זמנים גמישים, כמו גם סידורי עבודה מהבית. חלק מהמעסיקים מוכנים להציע תקופת ניסיון של ארבעה שבועות כדי שהעובדים יוכלו לאמוד את המצב לפני שהם יכולים להתחייב לחלוטין למהלך.

הכתבה באדיבות אומנות בהרמה מתמחים בהובלות משרדים, קניונים, מפעלים חנויות של מותגים מובילים, עם מוניטין מעל 15 שנה תכנון שלבי המעבר, פירוק והרכבה, אריזה ושילוב בעלי מקצוע מומחים